Tehtävälistojen taika

Kuva: vancouverfilmschool (Flickr)
Kuva: vancouverfilmschool (Flickr)

Yksi käytännöllinen ja hyödyllinen tapa organisoida omaa työntekoa ja arkea ovat erilaiset tehtävälistat. Tehtävälistoilla on tavallaan kaksi funktiota. Ensinnäkin tehtävälista auttaa muistamaan, mitä kaikkea pitää tehdä. Toisaalta tehtävälista myös tehostaa työskentelyä, sillä se auttaa priorisoinnissa ja lisää motivaatiota: tehtävälistan tehtävät antavat työskentelylle fokuksen, ja tehtävien yliviivaaminen listalta tuntuu yksinkertaisesti tyydyttävältä.

Tehtävälistojen mielekäs käyttö on oma taiteenlajinsa, ja jokaisen on oikeastaan kehitettävä oma itselleen sopiva tapansa. Esittelen tässä kuitenkin oman tapani, joka tuntuu tällä hetkellä toimivan hyvin. Käytän listojen hallinnassa kolmea eri työkalua, puhelinta, tietokonetta ja kortistokortteja. Jokaisella on oma funktionsa.

Puhelin

Puhelimen tärkein ominaisuus tässä yhteydessä on se, että puhelin on aina mukana ja aina päällä. Tehtävien kirjaaminen vaatii näin hyvin pienen vaivan, ja näin se tulee siis myös tehtyä. Käytän puhelimessani tällä hetkellä Clear-nimistä ohjelmaa. Se on oikein hyvä, mutta samanlaisia on muitakin. On hyödyllistä, jos ohjelma antaa luoda listoja erilaisille tehtäville ja lisäksi muokata tehtävien järjestystä tärkeyden tai ensisijaisuuden mukaan.

Puhelimessa minulla on kolme listaa, Ostoslista, Sähköpostit ja Tärkeää. Ostoslistan sisältö on itsestään selvä. Siihen kirjaan asiat, jotka minun täytyy ostaa. Sähköpostit-listalle lisään nimiä puolestaan aina, kun minun pitää meilata tai esimerkiksi soittaa jollekin ihmiselle tai vastata heidän yhteydenottoonsa. Yritän pitää varsinaisten sähköpostieni inboxit mahdollisimman tyhjänä ja lisätä tärkeät yhteydenottotehtävät pikemminkin tehtävälistalle puhelimeen.

Tärkeää-listalle lisään kaikki sellaiset tehtävät, jotka minun on todella pakko tehdä, ehkäpä tiettyyn päivämäärään mennessä. Tällaisia ovat erilaiset ilmoittautumiset, hakemukset, opettamiseen liittyvät pakolliset tehtävät ja vastaavat. Ne ovat asioita, joista minun täytyy säännöllisesti muistuttaa itseäni, ja siksi puhelin on niille paras paikka. Lisään Tärkeää-listalle usein myös deadlinen suoraan tehtävän nimeen. Oleellista on myös, että tällä listalla ei ole liikaa asioita. Jos jokin ei tule tehtyä, se ei ole tärkeää ja sen voi poistaa tältä listalta.

Tehtävälistan lisäksi käytän muistamisen helpottamiseksi myös paljon puhelimen muistutuksia. Tähän käytän ohjelmaa nimeltään Due, mutta vaihtoehtoja toki on, ja aika monissa puhelimissa muistutussovellus löytyy automaattisesti. Käytän muistutuksia silloin, kun jotain pitää muistaa tiettynä ajankohtana (esim. ”Laita kirjastoon palautettavat kirjat illalla reppuun”).

Tietokone

Puhelimen lisäksi ylläpidän toisenlaisia tehtävälistoja tietokoneella. Tähän käytän erinomaista Wunderlist-ohjelmaa. Wunderlistin etu on, että sen saa melkein kaikille tietokoneille ja laitteille ilmaiseksi ja lisäksi sitä voi käyttää selaimen kautta.

Wunderlistia käytän laajempien projektien hallintaan. Minulla on siellä tällä hetkellä esimerkiksi omat listat Tohtoritakuu-kirjalle ja väitöskirjalle sekä muutamalle muulle projektille. Wunderlistissa tehtäviin voi liittää muistiinpanoja ja tehtävien järjestystä voi muutella. Listalla olevien tehtävien määrä voi olla myös varsin suuri.

Periaatteessa Wunderlistia voisi käyttää kaikkien tehtävälistojen hallinnointiin, sillä sen saa kyllä moniin puhelimiinkin. Olen kuitenkin havainnut, että minulla toimii paremmin erilliset työkalut erilaisille listoille. Puhelimessa simppelit ja kriittiset tehtävät, tietokoneella ensisijaisesti muistiinpanomaiset ja laajempiin projekteihin liittyvät listat.

Kortit

Niin, se kolmas työkalu. Toisinaan, erityisesti silloin kun töitä on todella paljon ja ne ahdistavat, on hyödyllistä tehdä päiväkohtaisia tehtävälistoja. Niiden idea on siinä, että nostaa muutaman asian yhden työpäivän tehtäviksi. Kun ne saa tehtyä, päivä on valmis. Ainakin minua tämä auttaa stressissä.

Kaikkein hauskin työkalu tähän ovat kortistokortit, joita joskus indeksikorteiksikin sanotaan. Niitä saa kirjakaupoista. Periaatteessa saman tehtävän ajaa ihan hyvin mikä tahansa paperilappunen tai Post It -lappu. Kortistokortti on kuitenkin tukevampi ja siten minusta fyysisesti miellyttävämpi. Sille voi listata päivän tehtävät. Kun kaikki on tehty, revin kortin!

Yksinkertainen, toimiva järjestelmä

Erilaisissa tehtävänhallinnan järjestelmissä, kuten GTD:ssä, korostetaan kuinka sinulla tulee olla erilaisia listoja ja niin sanottuja konteksteja, esimerkiksi ”Koti”, ”Kirjoitustyöt”, ”Opetus” ja niin edelleen. Samoin korostetaan usein, että listalle kannattaa kirjata aivan kaikki tehtävät, jotta ne saa pois mielestään.

Oman kokemukseni mukaan listojen ja listoilla olevien tehtävien määrän kasvaessa kasvaa myös sen todennäköisyys, että et enää käytä listoja tai halua edes katsoa niitä. Siksi on mielestäni tärkeää, että oma syteemi on riittävän yksinkertainen. Tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä, eivät mielestäni edes kuulu tehtävälistalle. Tehtävälistaa kannattaa myös järjestellä säännöllisesti, ja turhat tehtävät tulisi poistaa.

Yllä kuvailemani systeemi tuntuu toimivan minulle. Kuulisin kuitenkin mielelläni, minkälaisia vinkkejä muilla on. Mikä sinua auttaa tehtävien hallintaan?

Artikkelin sijainti: Yleinen Asiasana: , , . Lisää kirjanmerkkeihin: permalink.

6 Responses to Tehtävälistojen taika

  1. Heikki Peltola kirjoittaa:

    Listat toimivat, jopa pelottavan hyvin.
    Yksi parhaista vihjeistä, joita olen koskaan saanut (ja olen saanut paljon) on, että päivän päätteeksi kirjoittaa paperilapulle huomisen tehtävät ja jättää lapun työpöydälle, unohtaa hommat illalla ja kun aamulla tulee töihin, tekee heti pois listan tehtävät. Yleensä ”aamuvirkeänä” töihin menee todella vähän aika ja loppupäivän voi tehdä mitä lystää.
    Tein muuten oman versioni A7-arkistokortista ja nimesin sen kiteytyskortiksi. Vihje tuli siitä, että monet huipputyypit kirjoittelevat pikkumuistiinpanoja, keräävät ajatuksia ja vitsejä tai kevennyksiä puheisiin ja ym.

    Ja vielä: arkistointi on oleellisen tärkeätä. Paperit pitää panna niiden oikeille paikoilleen: sinne, mistä niitä etsii kun niitä tarvitsee. Pois pöydältä kaikki voimanviejät (=paperit, jotka muistuttavat tekemättömistä töistä ja omasta ”saamattomuudesta”) riippukansioon. Jo helpottaa stressi.

  2. Kimmo kirjoittaa:

    Kiitos kommentista, Heikki! Tuo ”tee lista ja jätä se sitten työpaikalle” on itse asiassa erittäin hyvä ohje! En käytä sitä itse päivittäin, mutta ennen lomia toimin juuri noin. Kun tekee yksityiskohtaisen tehtävälistan ennen lomalle jäämistä, voi rauhallisin mielin lomailla, koska tietää, mitä töihin palattuaan pitää tehdä.

    Ja arkistoinnista en sitten mitään tiedäkään… No, sen tiedän, että mitä enemmän kaikki on sähköisenä ja pilvessä, ne ehkä löytyvätkin ja pysyvät pois siitä pöydältä.

    • Ilkak Haapalinna kirjoittaa:

      Niin ja sähköpilveen kaikki helposti unohtuukin. Jää siis hoitamatta.

      • Kimmo kirjoittaa:

        Kyllä mä tuon ilmiön tunnistan: pilvi täynnä listoja, jotka ovat vanhentuneita ja joiden hommat on tekemättä. Oleellista on mun mielestä tuo yksinkertaisuus. Pari välinettä, niillä korkeintaan pari listaa ja niillä vain tärkeät hommat.

        Luin juuri hauskan artikkelin tehtävälistan historiasta. Siinä oli myös hyviä vinkkejä homman tehostamiseen:

        http://lifehacker.com/the-history-of-the-to-do-list-and-how-to-make-yours-mo-1480040981?

        Ei mielestäni se, että jokin on vähän hankalaa, ole kuitenkaan syy jättää sitä kokonaan tekemättä.

    • Tuuli kirjoittaa:

      Minulle paperille kirjoitetuista, päivittäisistä post-it -listoista tuli gradua tehdessä suorastaan elinehto. Heikin tyyliin kirjoittelen minäkin listan edellisen päivän lopussa, ja seuraavan päivän lopussa revin listan kappaleiksi vaikkei kaikkia hommia olisikaan tullut tehtyä. Gradun jälkeen olen käyttänyt tätä tekniikkaa ahkeraan niin pelisuunnittelijan töissäni kuin muissakin projekteissa.

      Oleellisinta tuossa on tehdä kaikista listan tehtävistä mahdollisimman rajattuja kokonaisuuksia, mielellään sellaisia joiden tekoon menee maksimissaan tunti. Ja listalla saisi olla korkeintaan viisi tunnin vievää, tärkeää tehtävää. Itse laitan listalle lisäksi pienempiä tehtäviä listan alareunaan, mm. puhelut ja mailit jotka pitää hoitaa.

      Minua tuo on auttanut todella sekä isojen hommien pilkkomisessa hallittavammiksi kokonaisuuksiksi, että kaikenlaisissa isojen projektien tekemiseen liittyvissä ahdistustiloissa. Erityisesti tuo on auttanut siihen melko yleiseen olotilaan ettei ole taaskaan saanut koko päivänä mitään aikaan, plus tämän tekniikan ansiosta projektiasiat pyörivät vapaa-ajalla mielessä paljon vähemmän.

      Ja tosiaan kirjoittelen nämä listat aina paperille, muissa asioissa suosin paria päivää pidempiaikaiseen säilytykseen sähköistä muotoa ja pilvipalveluita.

      • Kimmo kirjoittaa:

        Kiitos kommentista, Tuuli! Hyvältä kuulostaa! Ja parhaalta kuulostaa se, että olet saanut tuosta luotua rutiinin tai eräänlaisen rituaalin, joka toistuu joka päivä. Luulen, että näin vuoden aluksi ja lukuisten projektien painaessa päälle, minun pitää ottaa tuosta oppia.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Voit tilata kommentit myös vaikka et itse kommentoisi.